L’administration de bien : sortir des idées toutes faites

Comme pour les travaux (voir article sur les intervenants), on croit souvent qu’il suffit de signer un mandat avec un administrateur de biens pour se décharger des responsabilités, et que tout est prévu. Rien n’est plus faux, et ce malentendu est à l’origine de bien des relations conflictuelles insolubles, entre les professionnels de l’immobilier et leurs clients. L’immobilier est un secteur très réglementé, la législation est donc un référent essentiel, qui définit les obligations, mais aussi influence fortement les pratiques du secteur. Rendons à César ce qui appartient à César…

La Copropriété / le Propriétaire :
C’est le Maître d’Ouvrage, personne physique ou morale, qui porte la responsabilité par défaut, civilement et pénalement. Sur ce point, tout le monde, ou presque, sera d’accord, mais garder cette réalité en tête ne fait pas de mal.
N’étant pas un sachant, il lui appartient de missionner autant que nécessaire des professionnels qualifiés pour avoir des informations complètes et fiables, ou agir en son nom. Par défaut, il sera responsable, y compris de n’avoir pas pris des conseils éclairés avant d’agir… ou de ne pas agir.

Le Conseil Syndical de copropriété :
Il est élu et missionné par l’assemblée des copropriétaires pour assister le syndic, pour prendre des décisions simples ou urgentes. Il a une délégation financière limitée, quoique souvent supérieure à celle du syndic. Il est donc un organe de contrôle et d’intervention.
Le CS engage toute la copropriété par son action et ses décisions. En outre, les membres ne doivent jamais oublier qu’ils représentent la collectivité des copropriétaires, et se doivent d’agir pour le bien du plus grand nombre.

L’Asset Manager :
Représentant du propriétaire en pleine propriété, il bénéficie de pouvoirs et responsabilités étendus délégués par son mandataire, en général bien plus étendus que ceux du CS d’une copropriété.
De de fait, il porte la responsabilité des décisions prises, et son mandant peut se retourner contre lui dans les limites du mandat signé et des obligations souscrites. Il est l’interlocuteur de l’administrateur de biens.

L’Administrateur de Biens / le Syndic de Copropriété :
C’est le gestionnaire des parties communes, mandaté dans ce but. Non, il n’est pas responsable de tout, il a des pouvoirs et des responsabilités spécifiés précisément dans son mandat.
En copropriété, ses missions sont souvent celles rendues obligatoires d’après la loi : AG, charges et régularisations, suivi des impayés, envoi de prestataires qualifiés pour les réparations, gestion administrative d’appels d’offres et de contrats. Dans les secteurs de l’immobilier tertiaire, et en général pour les propriétaires institutionnels (dont la gestion des portefeuilles immobiliers est structurée), les missions de l’AdB sont plus larges, avec notamment un volet technique et réglementaire plus complet.
Il a une obligation de moyens, pas de résultats, et n’a pas la responsabilité d’un expert. Il est donc inutile d’attendre de lui à tout prix des préconisations juridiques, techniques ou réglementaires, car il n’est ni qualifié ni mandaté dans ce sens. Subordonné à son mandant, il n’est pas responsable des recommandations ni des décisions qui ne sont pas prises par lui (elles le sont moins souvent qu’on le croit). Il est principalement un opérationnel de gestion courante, et au besoin un lanceur d’alerte.

La conclusion de tout ce qui précède est que la bonne gestion d’un bien passe par la coordination des différents intervenants. Communication fluide, actions dans le respect des périmètres de chacun, sont les clés de l’efficacité et d’une ambiance de travail sereine.
Les périmètres décroissants ne doivent jamais être oubliés, ainsi que la règle qui veut que tout ce qui n’est pas délégué reste du ressort du maillon précédent :
Propriétaire(s) -> Représentant (AM ou CS) -> AdB / Syndic

Pour tout ce qui nécessite une analyse plus approfondie, ou qui n’est pas dans les missions de l’AdB, les conseils et experts peuvent fournir des outils efficaces d’aide à la décision. N’hésitez pas à consulter notre offre.

Sandra Esteves

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