Le choix technique : passeport pour la tranquilité

Les prestations de maintenance ou travaux sont souvent réduites à leur coût, et donc restreintes autant que possible. C’est une fausse économie, qui finit la plupart du temps par revenir bien plus cher que ce qu’on avait prévu, avec les contrariétés en plus. Il ne s’agit pas ici de déclarer que le plus cher est le mieux, mais d’expliquer les enjeux au delà du prix, et d’appeler les donneurs d’ordre à élargir leur point de vue.

Cahier des charges (CDC) :
Tout d’abord, on croit souvent qu’il suffit de demander des « devis », puis de prendre le moins cher. C’est l’erreur à ne surtout pas faire, car chacun interprète et chiffre différemment : impossible de comparer le prix des carottes et celui des poireaux, en quelque sorte. Pire, il est très facile, avec une offre peu détaillée, d’être le moins disant ; les prestataires sincères qui chiffrent en transparence sont à ce stade toujours pénalisés car ils ont tout prévu, les autres comptent sur les TS (travaux supplémentaires) ou devis… établis après la mise en concurrence. La bonne démarche consiste à définir en premier lieu la prestation qui doit être réalisée. Technicien ou pas, même si on ne maîtrise pas les termes techniques, on doit établir un cahier des charges écrit, auquel les entreprises doivent se conformer. Si le sujet est technique, un maître d’oeuvre ou un conseil technique peuvent s’en charger avec vous. Ce cahier des charges, annexé au document contractuel, engage les prestataires en cas de désaccord sur ce qui devait être réalisé.

Obligations métiers :
Les corps de métiers sont soumis à des réglementations et des règles de l’art (normes, DTU, réglementations liées à l’exploitation), qu’ils sont sensés connaître. Ces obligations couvrent les travaux, mais aussi l’entretien. Cependant, cette contrainte est toute relative, car certaines prestations peuvent être proposées après la mise en concurrence, sous forme de devis séparés qu’il ne reste plus qu’à signer… D’ailleurs, encore faut-t’il se rendre compte qu’une obligation n’est pas remplie, et dans le délai de la garantie, qui n’est pas illimité. Il est donc dans votre intérêt de vous assurer que les obligations sont prévues dès le départ, si besoin en précisant les textes de référence à respecter dans le cahier des charges. Il n’est pas simple de tout prévoir, surtout dans le domaine technique, mais votre conseil est là pour ça. Ne restez jamais seul si vous êtes dépassé par le sujet, c’est votre intérêt le plus évident.

Ajustements :
Prévoir un contrat ou un devis a minima est ce qu’on pourrait appeler « reculer pour mieux sauter ». Tout ce qui n’est pas programmé coûte plus cher, est réalisé souvent sans mise en concurrence, voire dans l’urgence. Tout ceci prenant du temps, dans la pratique, les oublis ou les réalisations de dernière minute sont monnaie courante. On se retrouve à choisir entre faire partiellement à un coût raisonnable, ou tout faire hors budget. C’est aussi le moment ou on dialogue avec les métiers, on les laisse expliquer leurs préconisations (ce qui n’empêche pas de vérifier avant de se décider) et au besoin on adapte le cahier des charges. La prestation à ce moment là est complète, chiffrée, et l’augmentation annuelle est connue (dans le cas des contrats).

Dossier administratif :
Cette étape est le plus souvent ignorée, et pourtant elle est une des clés de vos recours légaux ! Le législateur, pour faire évoluer les pratiques dans un secteur qui a longtemps été mauvais élève dans les domaines de la sécurité et de la responsabilité sociale, tend de plus en plus à impliquer les donneurs d’ordres. Vous devez demander a minima :
-un KBis ou tout justificatif d’inscription
-les attestations d’assurance (RC et RC Pro, biennale, décennale si besoin, voir article sur les garanties)
-l’attestation de vigilance URSSAF, obligatoire à partir de 5000 euros depuis le 1er janvier 2015. Son absence peut vous désigner comme coresponsable des fraudes en tant que donneur d’ordre, et solidaire des sommes à payer !
-l’habilitation à exercer dans le cas des professions ou marchés réglementés

Analyse des coûts :
En dessous d’un certain montant (étant donné le prix de la main d’oeuvre et du matériel), il est impossible que le travail soit fait correctement. La situation dans ce cas est simple, l’un des deux doit perdre, et on doit se demander pourquoi on paie : une prestation (qui ne peut pas être faite dans les règles de l’art, sauf à perte), ou un coupable ? Chacun des acteurs du monde de l’immobilier doit faire preuve de responsabilité en la matière, pour conserver un espace de travail serein et respectueux, et des résultats positifs. Une fois posé ce point, il suffit de comparer, comprendre les différences, et choisir celui qui a le mieux compris votre besoin en restant dans les prix du marché.

On peut résumer la démarche d’achat technique en cinq étapes :
-définition des souhaits
-définition des obligations
-échange avec les métiers, et éventuelle adaptation du cahier des charges
-validation du dossier administratif
-comparaison des offres valides et réalistes, décision

Le coût vient à la fin du processus de décision, et pas à son commencement. Il est vrai que, faute de maîtriser l’aspect technique d’un dossier, on aura tendance à privilégier ce qu’on comprend mieux, car les chiffres sont universels. C’est pourquoi, quand c’est nécessaire, il est indispensable de se faire assister par un professionnel compétent et neutre.

Ce processus est votre passeport pour la tranquillité :
Parce que vous avez filtré les offres sérieuses et pertinentes, au fur et à mesure des étapes, le facteur prix étant remis à sa juste place.
Parce qu’alors, il vous reste à vous concentrer sur la bonne réalisation de vos travaux ou de votre prestation. Ce qui est déjà une charge de travail suffisante, si on veut le faire bien.

TERIMM Conseil peut vous apporter son expertise technique dans vos cahiers des charges de maintenance et d’entretien, n’hésitez pas à nous contacter.

Sandra Esteves

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